(1)确定各环节责任人联系人实际上是各活动环节的负责人，与服务对象洽谈好以后，需要对接的人员前去落实，例如，需要协助的人员该去找谁寻求支持，招待物品需要谁去购买，追思仪式中需要的物料是由殡仪服务单位提供还是由服务对象自行采购，并列出详细的物料清单，确定责任人，限定执行时间。
(2)确定各环节服务人员各个环节的负责人的有效对接尤为关键，在整场追思仪式中，需要协调的人员众多。场次序，确定主奠者、陪奠者与奠者次序。
总体来说，整场活动中的人员分为后勤组、招待组、车队、外事组、机动组。在追思会开始前，需要充分考虑来宾的人数与特性、天气等，如遮阳场地规划、现场人员引导、现场动线图、车队路线图等各个节点的衔接与负责人员分配。